Quand l’efficacité diminue et que les coûts augmentent
🙈 Connaissez-vous le théorème des singes infinis? Si on avait une infinité de singes écrivant tous aléatoirement sur des touches d’une machine à écrire, ils finiraient après un certain temps par reproduire l’oeuvre de Shakespeare.
Ce n’est cependant peut-être pas la façon la plus efficace d’attendre qu’une oeuvre se réalise, on peut miser plutôt sur des outils qui vont nous aider dans notre quotidien, surtout dans un contexte où nous ne sommes pas une infinité.
Au début d’un projet ou d’une organisation, on est souvent peu nombreux, et on est efficaces même si on touche à tout, parce qu’on est flexibles et capables de vite faire tourner le navire.
Pour devenir plus efficaces et parce qu’on manque de moyens ou par souhait d’aller vite, on achète et on configure des SaaS génériques (Google Spreadsheets, Airtable…) pour répondre à nos besoins à court terme, et ça fonctionne! Beaux, bons, pas chers comme on dit!
Le coût de la zone de confort
Mais avec le temps viennent les équipes qui grossissent, les habitudes qui se prennent, la difficulté grandissante à assurer une bonne gestion du changement et on finit par trouver que la suite d’outils génériques, qui elle aussi a grossi, est moins efficace et plus irritante qu’avant.
C’est normal, on est tous humain! C’est pas pour rien qu’on a des biais cognitifs et des habitudes, on aime les raccourcis et que notre vie soit toujours la plus simple et avantageuse possible pour nous. Mais si on laisse traîner ces habitudes trop longtemps sans jamais les remettre en question, on finit, tout comme les gens qui nous entourent, par trouver une zone de “confort”. Cette zone de confort — où même si tout est de plus en plus long à faire (et on a l’impression de perdre en efficacité) — n'est pas si confortable: nos journées sont déjà trop remplies, on manque de collègues pour nous aider, et les besoins grandissent eux aussi.
Le déclencheur d’un projet numérique
Lorsqu’on débute un projet avec un client, on part très souvent d’un souhait de meilleure efficacité et de réduction de coûts opérationnels :
Centraide récoltaient leurs dons dans des fichiers Excel et envoyaient manuellement par email / PDF chaque reçu pour un don de 20$ et plus à tous les donateurs. Ensemble, on a créé Clicdon.
Vote pour ça avaient une panoplie d’outils génériques qui ne se parlaient pas pour créer une campagne de consultation, récolter les avis des citoyen.ne.s et produire des rapports d’analyse de résultats. Ensemble, on a créé une solution numérique de collecte et de présentation de données de campagnes.
Québec International géraient leurs calendriers de rendez-vous entre recruteurs et candidats à la main dans Outlook avec des liens Skype générés pour chaque rencontre. Ensemble, on a créé une plateforme numérique qui permet de gérer les calendriers et les rencontres virtuelles dans un seul outil en limitant les actions manuelles répétitives.
Ne restez pas prisonnier de votre quotidien!
Le piège dans lequel il est facile de tomber est de se répéter qu’on n’a pas le temps de prendre du recul pour penser à une solution plus complète afin de nous aider nous et nos collègues dans notre quotidien.
En réalité, avec la pénurie de main d’oeuvre et les besoins souvent grandissants de toutes les organisations, ça peut paraître vrai, mais se permettre de prendre le temps de bien penser à des solutions durables et sur le long terme, c’est de cette façon qu’on réussit à diminuer les tâches répétitives et le temps perdu avec des processus manuels.
Laissons les singes dans leur habitat naturel, soyons des Shakespeare efficaces qui reprennent la plume pour rédiger eux-mêmes leurs oeuvres.
